审批一条预订申请

本篇将带您从待审批预订检查一条会议室申请，确认申请人、时段及审批历史后，决定同意或退回。

情境示例

员工提交“8F 海棠会议室”预订，使用时间为 8 月 18 日 10:00–11:00。您是该流程的指定审批人，需要确认没有冲突后再决定是否批准。

开始前准备

• 您已登录管理员后台、完成电子邮件验证，并被指定为该预订的审批人。
• 您知道会议室的使用规则，以及批准前需要检查的资料。
• 若需要申请人补充信息，请先准备清楚的退回原因。

操作步骤

1. 找到待审批申请

进入管理员后台的待审批预订。列表中的每一行代表一条需要您处理的申请，并显示状态、ID、创建时间、申请人、类型、资源及总计。除资源预订外，加入服务站的申请也可能出现在这里。

找到“8F 海棠会议室”的申请后，先核对申请人与预订 ID，避免处理到同一项目的另一条申请。

2. 打开并核对内容

点击该申请，打开预订详细资料。核对：

• 订单项目、日期、时段及数量。
• 申请人姓名与联系方式。
• 申请人填写的备注或附加字段。
• 审批历史中已完成与仍在等待的步骤。
• 若流程包含经办，确认当前处于审批阶段，不要混淆审批与结单作业。

资料不完整时，不要猜测申请人的需求；应退回并写明需要补充的内容。

3. 填写审批意见

在意见字段留下足以让申请人及下一位审批人理解的说明。例如：

• 同意：“时段与场地规则确认无误。”
• 退回：“请补充参加人数，并确认是否需要视频设备。”

退回申请时，意见为必填；同意时也建议留下判断依据。避免只填写“OK”或“资料有误”，否则后续人员无法理解处理原因。

4. 同意或退回申请

确认资料后选择一个操作：

• 同意：完成您负责的审批步骤。若后面还有其他审批人，预订会继续等待下一位处理；因此同意不一定表示整个流程已经完成。
• 退回至申请人：资料不足、不符合规则或需要调整时使用。必须填写意见，让申请人知道需要修改什么。

提交操作前，再次确认预订 ID 与所选操作。审批结果会影响申请人，提交后不应假设可以自行恢复。

确认结果

完成操作后，确认：

1. 该申请不再停留在您当前的待审批列表中，或状态已经更新。
2. 详细资料的审批历史已记录您的操作与时间。
3. 有下一位审批人时，流程显示由下一位处理。
4. 申请人能在**我的预订（预订记录）**看到最新状态。

若该预订另有经办流程，应在设置的结算时间后由负责人到结算处理中预订继续处理。

常见问题

找不到需要处理的申请

确认当前登录的是被指定的审批账户，也要检查是否进入正确的服务站。申请可能尚未到您的审批层级，或已由其他人处理。

没有待审批资料时，表格中央显示“无数据”，左侧数量为 0。截图取自繁体中文管理员端 v1.7.1，画面中的“收件匣”对应本文所称的“待审批预订”。

同意后仍显示等待处理

这通常表示后面还有其他审批人或经办流程。打开审批历史确认当前停在哪一个步骤，不要重复提交同意。

申请内容不完整

在意见字段清楚列出缺少的资料，再选择退回至申请人。不要先同意，再通过其他渠道要求补充资料。

按钮无法操作

重新确认该申请是否仍轮到您处理，以及是否已在其他窗口或由其他审批人完成。仍无法操作时，记录预订 ID、当前状态与发生时间，再交由系统管理员确认。

下一步

• 需要调整审批人或层级时，参考自定义审批组。
• 需要处理已到结算时间的预订时，前往结算处理中预订。