審核一筆預約

本篇將帶您從待審核預約檢查一筆會議室申請，確認申請人、時段及簽核歷程後，決定同意或退回。

情境範例

員工送出「8F 海棠會議室」預約，使用時間為 8 月 18 日 10:00–11:00。您是這個流程的指定簽核人，需要確認沒有衝突後再決定是否核准。

開始前準備

• 您已登入管理員後台、完成電子郵件驗證，且被指派為這筆預約的簽核人。
• 您知道會議室的使用規則，以及核准前需要檢查的資料。
• 若需要申請人補充資訊，先準備清楚的退回原因。

操作步驟

1. 找到待審核申請

進入管理員後台的待審核預約。列表中的每一列代表一筆需要您處理的申請，並顯示狀態、ID、創建時間、申請人、類型、資源及總計。除了資源預約，加入服務站的申請也可能出現在這裡。

找到「8F 海棠會議室」的申請後，先核對申請人與預約 ID，避免處理到同一項目的另一筆申請。

2. 開啟並核對內容

點選該筆申請，開啟預約詳細資料。

核對以下資料：

• 訂單商品、日期、時段及數量。
• 申請人姓名與聯絡方式。
• 申請人填寫的備註或額外欄位。
• 簽核歷史中已完成與仍在等待的步驟。
• 若流程包含經辦，確認目前處於簽核階段，不要把簽核與結單作業混為一談。

資料不完整時，不要猜測申請人的需求；應退回並寫明需要補充的內容。

3. 填寫簽核建議

在建議欄留下足以讓申請人及下一位簽核人理解的說明。例如：

• 同意：「時段與場地規則確認無誤。」
• 退回：「請補充參加人數，並確認是否需要視訊設備。」

退回申請時，建議是必填；同意時也建議留下判斷依據。避免只填「OK」或「資料有誤」，否則後續人員無法理解處理原因。

4. 同意或退回申請

確認資料後選擇其中一個動作：

• 同意：完成您負責的簽核步驟。若後面還有其他簽核人，預約會繼續等待下一位處理；因此同意不一定代表整個流程已完成。
• 退回至申請人：資料不足、不符合規則或需要調整時使用。這個動作必須填寫建議，讓申請人知道需要修正什麼。

動作送出前，再確認預約 ID 與選擇的動作。簽核結果會影響申請人，送出後不應假設可以自行復原。

確認結果

完成操作後，確認：

1. 該筆申請不再留在您目前的待審核列表，或狀態已更新。
2. 詳細資料的簽核歷史已記錄您的動作與時間。
3. 有下一位簽核人時，流程顯示由下一位處理。
4. 申請人能在**我的預約（預約紀錄）**看到最新狀態。

若此預約另有經辦流程，應在設定的結算時間後由負責人到結算處理中預約繼續處理。

常見狀況

找不到需要處理的申請

確認目前登入的是被指派的簽核帳號，也要檢查是否進入正確的服務站。申請可能尚未到您的簽核層級，或已由其他人處理。

畫面確認：沒有待審核資料時，表格中央顯示「無資料」，左側數量為 0。截圖取自 v1.7.1，畫面中的「收件匣」即本文所稱「待審核預約」。

同意後仍顯示等待處理

這通常表示後面還有其他簽核人或經辦流程。打開簽核歷史確認目前停在哪一個步驟，不要重複送出同意。

申請內容不完整

在建議欄清楚列出缺少的資料，再選擇退回至申請人。不要先同意後再透過其他管道要求補件。

按鈕無法操作

重新確認該申請是否仍輪到您處理，以及是否已在其他視窗或由其他簽核人完成。仍無法操作時，記下預約 ID、目前狀態與發生時間，再交由系統管理員確認。

下一步

• 需要調整簽核人或層級時，參考自訂簽核群組。
• 需要處理已到結算時間的預約時，前往結算處理中預約。